iStock-1177101210

Precis som så många andra just nu, arbetar Hanne Kjeldstadli Hansen, Head of Customer Care på Simployer, hemifrån. I tider som dessa kan hon inte träffa sina medarbetare, utan får genomföra onboarding på distans.

Hon har samlat 7 åtgärder som hon arbetar utifrån, vilka underlättar arbetet med att introducera nya medarbetare som befinner sig någon annanstans. Dessa fungerar såväl i coronatider, som när som helst annars när ledaren och medarbetarna inte befinner sig på samma plats.

1. Ha en digital onboardingplan.

Se till att skapa en plan för veckovisa och månatlig onboardingaktiviteter som säkerställer en metodisk och innehållsrik introduktion och upplärningsplan. Involvera gärna teamet när du utformar onboardingplanen, dela på arbetsuppgifter och be om förslag på formella och informella aktiviteter som kan bidra till att skapa en unik och oförglömlig upplevelse för den nya medarbetaren. Uppmuntra också denne att komma till dig med konkreta utbildningsförslag som den önskar under den här perioden. Det finns mängder av kurser online.

När du har gjort en plan kan du berätta för den nyanställda vad han eller hon kan förvänta sig. Skapa trygghet och förutsägbarhet genom att ge den en liten förvarning om vilka förväntningar och mål som gäller den första tiden. Kom ihåg att följa upp planen varje vecka.

2. Involvera och inspirera.

Den nya medarbetaren har en kappsäck full av mod och en stor önskan att kunna bidra med mervärde, särskilt från dag ett. Be denne att komma med förslag till sin egen onboardingplan och skapa tillsammans en översikt över vilka uppgifterna som kan lösas digitalt i framtiden. Ge de nyanställda tydliga ramar, mandat och handlingsutrymmen och inte minst – tillit.


3. Engagera och dela digitalt.

Mycket kan göras hemifrån. Onlinemöten med skärmdelning fungerar utmärkt. Skapa och dela filmer, digitala kurser och powerpointpresentationer samt dela anteckningar med varandra. Dela de idéer som flera kan ha användning av och lovorda de medarbetare öppet som bidrar med det lilla extra.

4. Bjud in teamet till digitalt statusmöte varje morgon.

Bjud varje morgon in hela teamet till ett morgonmöte, 30 minuter eller 1 timme. Då står senaste status, gårdagens erfarenheter samt dagens jobb på agendan. Ta en runda där alla involveras och får dela med sig av sina tankar, planer och idéer. Ägna lite extra fokus på den nya medarbetaren, så att den kommer väl in i teamet och känner tillhörighet. Det är särskilt viktig i tider då ni jobbar på distans. Var också tydlig med att den nya gärna får bidra med input, idéer och frågor.

5. Bjud in teamet till en digital fikapaus.

Avsätt tid för varandra i informella möten. Ha personliga samtal, skapa trivsel och lyssna på varandra. Skapa ingen agenda, utan lyssna bara, skratta och umgås. Det kommer förmodligen att bli lite Coronasnack också – ge utrymme för det goda kollegor emellan. Dessa informella möten ger dessutom nya medarbetare en känsla av gemenskap och de lär känna kulturen i teamet.

6. Ring medarbetarna

Vi har nästan glömt bort telefonen. Det är alltid några i teamet som verkligen uppskattar att prata med varandra i några minuter ett par gånger i veckan. Se till att ringa dem och prata även med den nya medarbetaren så att den känner sig involverad i gruppen. Uppmuntra också övriga teammedlemmarna att ta kontakt med den som är ny.

7. Skapa lugn och trygghet i en kaotisk tillvaro.

Som ledare ska du bidra till lugn och harmoni hos dina anställda. I tider som dessa, följ alla hälsoråd från Folkhälsomyndigheten och var lojal mot arbetsgivarens riktlinjer. Se till att du är uppdaterad om senaste riktlinjer från myndigheterna och att du inte bidrar till att sprida rykten eller väcka oro. Ta hand om alla dina anställda, men se till att ha lite extra uppsikt över dem som är nya.

Vill du få nyanställda att komma igång snabbare? Läs vår e-bok om ”effektiv onboarding”. Här kan du ladda ner den: https://www.simployer.se/content/ebok-onboarding/