Kvinna_arbetar_på_distans

När allt fler arbetar hemifrån är distansmöten mer aktuella än någonsin. Men det är inte alltid helt enkelt att leda ett konstruktiv och inspirerande möte via en videolänk?

För att hjälpa dig att lyckas med ditt ledarskap på distans har våra experter samlat några konkreta tips. Dessa sammanfattas enkelt i följande fyra nyckelord: Förbered, Inspirera, Tydlighet samt Struktur.

Dessa tips bör du vara särskilt uppmärksam på när du leder medarbetare som arbetar någon annanstans än dig själv. Här går vi igenom dem och några användbara verktyg för att hantera ett väl fungerande distansledarskap.

Förbered
För det första handlar det om att vara väl förbered inför mötena. Detta är helt avgörande för att lyckas med ledarskap på distans.

Det handlar helt enkelt om att tänka igenom vilka möten du ska ha, syfte och hur du ska genomföra dem. Detta gör du i god tid innan och skickar med informationen i din mötesinbjudan. Fundera också på om du behöver bjuda in alla? Och om deltagandet kan vara valfritt för en del? Vad vi inte behöver är att låta medarbetare lägga tid på sådant som inte är relevant.

Du måste vara väl förberedd och medveten om du som ledare hanterar mötena. De måste vara effektiva och göra nytta och inte slösa tid på improduktiva möten. Då skapar du engagerade medarbetare trots att ni befinner er på distans. Var tydlig med mötestid, agenda samt förväntningar. Och håll tiden!

I förberedelserna ingår att balansera antalet avstämningar och tiden då du placerar dem. Som ledare ska du fundera på antal möten, möteslängd och hur ofta det är nödvändigt med avstämningar för den här gruppen eller specifika medarbetare. Det kan vara individuellt. En del upplever sig kontrollerade av täta uppföljningar, medan andra har behov av mer frekventa avstämningar. Det är du som ledare som måste vara inkännande och fatta beslut om vilken mötesfrekvens som passar bäst beroende på individer och mötenas karaktär.

I tider när vi jobbar på distans kan det vara bra att ibland planera in korta pauser då du pratar mer informellt med dina medarbetare. Kanske kan det vara bra att ibland planera in ett 1-2-1-möte.

Inspirera

Det råder stor enighet om att det är viktigt att bygga upp medarbetarnas inre motivation för att få dem att utvecklas och prestera bättre. Den här tilliten och lojaliteten måste du fortsätta bygga upp på ett särskilt sätt vid ledarskap på distans.

För att medarbetarna ska vilja ingå i teamet och känna gemenskap måste du arbeta medvetet för att vara en inspirerande ledare som människor vill arbeta med. Hur ska du lägga kraft på detta när ni får svårare att träffas fysiskt? Du behöver fortsatt jobba med lojalitet och tillit. Av det skälet är det viktigt att i så stor utsträckning som möjligt alltid ha kameran i videokonferenser framför enbart röstsamtal, det skapar gemenskap.

En del medarbetare har bra disciplin när de arbetar på distans, andra kanske är mindre vana. Dela gärna med dig av din egen arbetsvardag på ett lättsamt sätt. Hur ser till exempel din arbetsplats ut när du befinner dig på distans? Ge dem tips och råd kring hur de kan strukturera sin arbetsdag. Då inspirerar du till en hållbar arbetsvardag – även om den inte ser ut som på den ordinarie arbetsplatsen.

Genom att också titta igenom och följa råden under föregående punkt, inspirerar du även dina medarbetare till att själva ta ansvar för hur de genomför sina möten med andra delar av organisationen, vilket leder till en totalt sett effektivare organisation.

Tydlighet

Det tredje tipset är tydlighet. Till viss del har vi redan varit inne på ämnet under första tipset men du kan vara hur medveten som helst – utan tydlighet framkommer inte budskap.

När du leder på distans kommer du inte att kunna ta del av de informella samtalen som uppstår på väg ut från mötet och vid kaffemaskinen efteråt. Därför måste du vara mycket tydligare med vilka förväntningar du har och inom vilka ramarna de arbetar, så att budskapet verkligen når fram. Då kan du också vara trygg med att arbetsuppgifterna utförs.

Se till att skapa en teamkultur med ömsesidigt förtroende så att alla vågar säga vad de tycker. Du får inte vara konflikträdd. Eventuella meningsskiljaktigheter bör tas upp i mötena eller direkt till dig efteråt, annars kan det bli det svårt för dig som ledare att göra någonting åt dem.

Struktur

Flera av tipsen ovan innehåller strukturelement; vilket är det sista nyckelordet.

Struktur handlar till exempel om att det är nolltolerans för fummel med tekniken i början av mötena. Du som ledare har ansvar för att förmedla vilka verktyg som används, när och hur. Behövs upplärning måste du vägleda medarbetaren i detta så att denna har möjlighet att ta till sig av sina nya verktyg. Då undviker du att viktig mötestid går till spillo för att lösa problem med mötesrumstekniken, vilket skapar onödig irritation.

Du som ledare ska också se till att du i god tid innan har försett alla mötesdeltagarna med de dokument, PM med mera som ska användas under mötet.

15 minuter före den utsatta mötestiden bör du och alla andra ladda upp de filer som ska användas under mötet, testa att kameror fungerar och se till att allt är under kontroll – innan mötet startar. Allt annat är dåligt distansledarskap.

Nu är det högaktuellt att du som ledare alltid är uppdaterad och har enkel tillgång till organisationens riktlinjer.

Med Simployer Ledarhandbok underlättas gott självledarskap och stöd till ett enhetligt ledarskap. Du får också tips samt information om juridiska ramvillkor.

Läs mer om våra Personalhandböcker här