_l7b9670-smaller

Att introduktionen av en nyanställd är viktig förstår de flesta arbetsgivare. Men många gånger är man inte lika noggrann när någon ska sluta, trots att det också är betydelsefullt. Avslutet påverkar nämligen hur du uppfattas som arbetsgivare och inverkar på ditt arbetsgivarvarumärke. Rätt hanterat bidrar det till ett positivt employer brand. Missar du däremot att ta hand om den som ska sluta kan det få större konsekvenser än man kan tro.

– Anställda som lämnar med en positiv bild och pratar gott om sitt förra jobb blir ambassadörer för arbetsgivaren, säger Victoria Ödlund, HR-expert Simployer

I dag bidrar sociala medier till en snabb spridning av åsikter från en tidigare anställd. Pratar den illa om sin före detta arbetsgivare, dess produkter eller tjänster, riskerar det att eventuella pågående marknadsföringsinsatser blir verkningslösa.

Dålig employer branding påverkar inte bara synen på företagets produkter och tjänster. Det kan också ha negativa effekter vid framtida rekryteringar.

Avslut i samförstånd

Det kan finnas en rad olika anledningar till att en anställd slutar. Oavsett om det sker av egen vilja eller för att den är uppsagd, är det sällan något som arbetsgivaren egentligen vill. Oberoende av bakomliggande skäl är det viktigt att det blir en positiv upplevelse, och det finns därför all anledning till att det sker planerat och strukturerat samt i samråd med medarbetaren.

Hur går det till?

Vad behöver du då tänka på för att få en så bra avslutning – offboarding – som möjligt?

Ta det inte personligt om den anställde säger upp sig själv, det är naturligt. Om det inte är många som går samtidigt – då kan det finnas skäl till självrannsakan.

Även om en anställd sägs upp mot sig vilja kan han eller hon lämna företaget med en positiv känsla. Chansen ökar om avslutet sköts strukturerat och professionellt. Du som arbetsgivare äger offboardingprocessen, men planera den tillsammans med den som ska sluta. Det innefattar uppsägningstid, hanteringen av överlämning till kolleger, när och hur nyheten ska kommuniceras, hur den får sitt arbetsgivarintyg samt hur den vill ha sin avtackning.

Saker som uppsägningstid, slutlön, utbetalning av innestående semesterersättning är ofta självklara. Utöver dessa finns en uppsjö tekniska frågor att ta itu med. Mailkonton, kundregister, personalplattformar och mobilabonnemang måste avslutas. ALLA nycklar ska överlämnas, såväl fysiska som digitala. Det kan bli ödesdigert om en före detta anställd fortfarande kan logga och in på nätverket och komma åt känsliga uppgifter.

Se till att du som ansvarig person inom HR har kontroll över processen och meddelar IT om vems inloggning som ska tas bort och när!

Det är klokt att ha en färdig plan och digitala checklistor för offboarding så att HR slipper uppfinna hjulet varje gång. I den är det klargjort vilka moment som behöver genomföras och vilka avdelningar eller vem som ansvarar för vad.

Avslutningssamtal – för att dela insikter och erfarenheter

Innan sista arbetsdagen är det bra med ett avslutningssamtal mellan chefen och den som ska sluta där ni i lugn och ro sitter ned och går igenom tiden på företaget. Det skapar ett positivt avslut. Samtidigt kan företaget få värdefulla insikter som ger en chans att utveckla chefer, kulturen och organisationen.

Det bör också finnas en möjlighet för medarbetaren att lämna feedback anonymt eller till någon annan än chefen, då vissa åsikter kan kännas besvärliga att föra fram personligen.

I e-boken Offboarding – tips och råd för lyckade avslut kan du läsa mer om hur du lyckas med avslutningen för en medarbetare.