simployer-blogg-masterdata

Del fyra och sista delen i artikelserien om masterdata i kombination med HR och säkerhet handlar om implementeringen. Här får du tips som förenklar processen.

Implementering av HR-masterdata går smidigare om projektet delas upp i mindre delar. HR bör ha en central roll i processen eftersom det främst handlar om medarbetarna, men med tekniskt stöd från IT.

Ha kontroll över processer och system

Ha överblick över vem som gör vad i de olika systemen när det gäller nyckelprocesser som onboarding, ändring av personuppgifter och offboarding? Hur är systemen länkade och hur går datautbytet dem emellan? Om personuppgifterna är utspridda i flera system kan en systemkarta underlätta vid planering av och förståelsen för implementeringen.

Bestäm var masterdata ska ligga

Idag gör molnbaserade tjänster dataflöden mindre komplicerade och förenklar återanvändningen av data mellan systemen. Det är inte längre problematiskt att ha mer än ett system i företaget – det leder sällan till datakaos där uppgifterna inte återanvänds mellan systemen. Men det kräver att man sätter ned foten och bestämmer sig för att adressera problemet.

Byt ut system som är krångliga att integrera

Det finns flera sätt att integrera data, där en del är tungrodda och föråldrade. Företaget bör överväga om det är ändamålsenligt att ha kvar ett system som inte klarar att läsa av masterdata från HR-systemet.

Gör en projektplan för implementeringen av HR-masterdata

Omläggningen till masterdata är en process där det finns olika faser för planering, upplärning, tester, implementering, stöd för den löpande driften samt utvärdering. Ett tips är att ta ett system i taget. Här är IT ett stort stöd då de har stor vana av att hantera denna typ av arbete.

Hantera förändringsprocessen:

  • Om det finns många olika avdelningar – se till att någon har helhetsperspektivet.
  • Systemen som ska samarbeta har alla sin interna hejarklack.
  • Var medveten om att beslut kan få effekt utanför det område som systemägaren är van att styra över.
  • Det finns ofta ett motstånd mot att dela information mellan avdelningar och system.
  • Upplärning i nya rutiner och system tar fokus från den dagliga driften.
  • Upprätta och följ en kommunikationsplan för att få med organisationen på förändringsresan. 

För att lyckas med att göra HR till master behöver du avsätta tid för att säkerställa planen hos alla direkt berörda av projektet, men också hos övriga medarbetare. Det finns många olika aspekter i en satsning på masterdata, och det är viktigt att inte definiera projektet som rent systemtekniskt. Skyddet av personuppgifter och andra nödvändiga insatser för att öka verksamhetens förmåga till förändring ska också tas i beaktande. Alla förbättringar kräver förändring och för att få det att fungera behöver ni vara förberedda och blicka framåt.

Skapa samverkan mellan genomförandets olika parter

HR och IT måste samarbeta under implementeringen. Det kan vara klokt att motivera alla inblandade genom lyfta fram fördelar för just den målgruppen.

  • Om du är högt uppsatt chef: bättre beslutsunderlag, bättre employer branding och ökad säkerhet.
  • Om du är HR-chef: mindre manuellt arbete och säkerställd kontroll över din data.
  • Om du är ekonomichef: korrekta siffror och prognoser samt effektivare processer.
  • Om du är IT-chef: lägre systemkostnader, ökad stabilitet och IT-säkerhet samt ökad driftsäkerhet.

Externa partners som är involverade i implementeringen av HR-masterdata kan ibland vara upptagna med det systemtekniska och inte se de kulturella utmaningarna som projektet medför. För att lyckas väl är därför samarbete mellan alla involverade parter A och O.

Har du missat tidigare delar av vår artikelserie? Läs hela sammanfattningen i vår E-bok!

Ladda ner den här