simployer-saker-hr-masterdata-1200x628

I den här artikelserien ska vi titta närmare på kombinationen masterdata, HR och säkerhet – alltså säker HR-masterdata, vad den betyder för verksamheter och varför den kan påverka gränssnittet mellan HR och IT.

Masterdata

Masterdata är den mest värdefulla och företagskritiska data en verksamhet har. Den delas ofta med många användare och grupper i hela organisationen, då den innehåller nödvändig information som behövs för att arbetsprocesserna inom organisationen ska kunna genomföras.

Därför är det mycket vanligt att masterdata finns tillgänglig i flera av organisationens olika system. Tyvärr innebär detta att den kanske inte alltid hanteras så säkert som den borde, och att den inte alltid är helt uppdaterad. Att istället ha ett system där det går att samla all nyckeldata är därför en bra idé.

Några exempel på masterdata är: kundinformation, produktinformation, hälsodata, ekonomiska data och personuppgifter.

Men vad är egentligen HR-masterdata?

HR-masterdata utgör grunden, eller navet, i dagens digitala personalsystem. Masterdata inom HR är nyckeldata knuten till personer, anställningar, organisationstillhörighet, roller och grupper.

Korrekt och säker hantering av HR-masterdata är helt avgörande för bra och effektiva HR-processer, samtidigt som det säkrar kvaliteten på verksamhetens beslutsunderlag. Genom att hantera de anställdas personuppgifter i ett HR-system och använda dessa uppgifter som master behöver varje person endast läggas till en gång, och varje person kan kontrollera och ändra sina uppgifter själv. På så sätt undviker man att det finns flera olika versioner beroende på vilket system man använder.

Den här grunden måste också vara på plats för att det ska vara möjligt att utnyttja fördelarna av andra moduler som ofta erbjuds i ett brett HR-system. För hur skulle det bli om frånvaro- och tidsrapportering, medarbetarsamtal och kompetensutveckling inte kan kopplas till rätt personuppgifter?

HR-masterdata är inget nytt – därför är det aktuellt just nu

– De senaste åren har vi sett ett tydligt skifte från att lönesystemet är master för personuppgifter, till att HR-systemet har övertagit den rollen. Efter hundratals möten och samtal med våra kunder och partners, är vår erfarenhet att detta har sin upprinnelse i några specifika händelser och trender, säger Aud Brouwer, Head of Simployer HCM Roadmap.

De orsaker Aud Brouwer lyfter fram är framförallt dessa:

  • I juli 2018 trädde GDPR i kraft och företagsledare blev tvungna att ta hänsyn till kraven om hantering av personuppgifter. Då lönesystemet är ett slutet administrationssystem som inte är utvecklat för att leva upp till kraven i det nya regelverket, som kräver tillgänglighet, transparens och spårbarhet, har det behövts nya system för att hantera den här typen av uppgifter.
  • Den fjärde industriella revolutionen har fört med sig robotar, maskininlärning, att jobb försvinner och att nya uppstår. Kompetens blir därför utdaterad och måste uppdateras. HR-masterdata är bron som gör det möjligt att förena organisationens behov med kompetensdata. För att kunna ta tillvara på den kunskap och de talanger som finns internt är det viktigt att HR-datan är korrekt och enkel att överblicka.

Säker HR-masterdata

Vad menar vi då med säker HR-masterdata och begreppet Secure HR Master data? Det är nu vi börjar komma ner på djupet av vad Simployer arbetar med, det som skiljer äpplen från päron: Hela Simployers HR-system vilar på en säker och modern HR-masterdatamodell.

– Dataintegritet är nyckelordet i det här. Det vill säga tryggheten att data lagras säkert, att den utbyts med stränga säkerhetskontroller och åtkomststyrning och att den inte kan ändras av obehöriga, försvinna eller förstöras – oavsett avsikt, säger Kenneth Ådalen, produktchef på Simployer.

Varför bör HR-systemet vara master för denna data?

– Det korta svaret: för att personuppgifter är HR:s domän. Det är hos HR personuppgifterna samlas in från början, i form av ett signerat arbetsavtal. Traditionellt har löneavdelningen varit “ägare” av verksamhetens kärndata, men i motsats till lönesystemen är HR-system utvecklade för att stötta HR, ledare och de anställdas processer – med fokus på att det ska vara tillgängligt att använda för alla inom verksamheten, säger Kenneth Ådalen.

Medarbetarnas möjlighet att se, lägga till och ta bort uppgifter om sig själva är en säkerhet för integriteten i linje med GDPR. API:er ser till att integration av uppgifterna skickas säkert mellan olika system i verksamheten, inklusive lönesystemet. Detta är inte möjligt i ett uppdelat systemlandskap som får sin data från flera källor. Att en organisation saknar en översikt över antalet system där de faktiskt registrerar och underhåller data om medarbetarna är inte särskilt ovanligt.

– Verksamheter har fått upp ögonen för att HR-masterdata bidrar till att understödja effektiva arbetsprocesser, till att slippa onödig tid för att hantera samma data på flera ställen och att den samtidigt säkrar datakvaliteten internt, säger Kenneth Ådalen.