_L7B9749

Under årets första kvartal är det högsäsong för medarbetarsamtal. Enligt Simployers stora marknadsundersökning* om just medarbetarsamtal kan vi se att många verksamheter saknar en väl strukturerad process för alla delar ett medarbetarsamtal består av – från förberedelse till mål.

Medarbetarsamtal med värde – från start till mål

Det är inte ovanligt att både ledare och medarbetare har blandade känslor när det kommer till medarbetarsamtal. Å ena sidan är det ett uppskattat tillfälle för att ostört prata igenom arbetssituation, kompetensutveckling och relationer på arbetsplatsen. Å andra sidan är det nog många som känner igen sig i känslan av att det aldrig blev något mer av det där samtalet.

I vår undersökning frågade vi företag och verksamheter om de har någon förberedande process innan samtalet, och om de har någon organiserad uppföljning. Av deltagarna svarade 73 % att de har en strukturerad guide för förberedelserna. När det kom till uppföljningen däremot svarade 47 % att det är upp till medarbetarna själva att se till att det blir någon uppföljning, medan 18 % svarade att de har ett system för att följa upp.

Digitalt samlat på samma ställe

Allt fler typiska HR-uppgifter blir digitaliserade, och så även processen för medarbetarsamtal. Med ett digitalt dialogstöd som kan användas i planeringen, genomförandet och uppföljningen av samtalet frigörs mer tid till det som verkligen är viktigt. Uppgifter som i vanliga fall innebär tidkrävande pappersarbete, och som ändå riskerar att låsas in i ett arkivskåp eller försvinna i mailkorgen efter samtalet, kan genomföras i förväg och sedan samlas på ett och samma ställe där både ledare, HR och medarbetare har tillgång till materialet. Detta gör det både enklare att GDPR-säkra hanteringen av dokumentationen och att följa upp samtalen regelbundet.

Många osäkra på om processen uppfyller GDPR

En annan fråga vi ställde till deltagarna i undersökningen var om de har kunskap om hur de ska hantera dokumentationen från medarbetarsamtalen på ett GDPR-säkert sätt. 1 av 5 angav att de är osäkra på hur de gör hanteringen GDPR-säker. Det visar på att det finns oklarheter när de kommer till hur den här typen av information bör hanteras. Dessutom svarade 17 % att dokument knutna till medarbetarsamtal sparas på papper i fysiska personalarkiv, och 15 % att de delar referat och måluppföljning på mailen. Med digitala dokument kan du välja vem som har åtkomst till dessa. Genom att använda digitalt dialogstöd för medarbetarsamtalen tryggar du dessutom att processen uppfyller kraven för GDPR.

Vill du få fler tips om inför medarbetarsamtalet?

I vår e-bok Så lyckas du med medarbetarsamtalet har vi samlat mer information och råd om hur medarbetarsamtalen blir en värdefull tillgång i utvecklingen av din verksamhet.

Ladda ner E-bok

*I februari 2020 genomfördes den i både Norge och Sverige (vi redovisar bara svenska siffror) 500 företag har medverkat (250 i varje land) det är HR-chefer som svarat, eller personer med den rollen.